LAPORAN AKHIR PRAKTIKUM
Mata Praktikum : Komputer Teknologi Informasi
Kelas : 1 IA 16
Praktikum ke - : 1
Tanggal : 7 Maret 2010
Materi :
NPM : 54410433
Nama : Mochamad Eko Syatiyanto
Ketua Asisten :
Nama Asisten :
Paraf Asisten :
Jumlah Lembar : 4 Lembar
LABORATORIUM INFORMATIKA
UNIVERSITAS GUNADARMA
2010
Membuat Dokumen Massal dengan Konsep Mail Merge
1-Buka Mail Merge dengan cara: klik menu Tools --> Letters and Mailings --> Mail Merge... (pada MS Word 2003) atau Tools --> Letters and Mailings --> Mail Merge Wizard... (pada MS Word XP)
2-Akan ditampilkan kotak Task Pane bernama Mail Merge yang biasanya terletak pada bagian kanan window Microsoft Word. Selanjutnya pilih Letters pada bagian Select document type. Kemudian klik Next: Starting Document, pada bagian bawah Task Pane.
3-Anda akan sampai pada tampilan langkah berikutnya yaitu Select starting document dengan tiga pilihan, yakni: -Use the current document, pilih ini jika Anda ingin menggunakan dokumen yang sedang Anda buka saat ini sebagai dokumen master (Main Document). Dalam contoh kasus ini kita memilih ini, karena dokumen sudah kita buka.-Start from a template, pilih ini jika Anda ingin menggunakan template yang disediakan MS Word sebagai dokumen master. - Start from existing document, pilih ini jika Anda ingin menggunakan file yang sudah Anda buat sebelumnya (yang saat ini belum dibuka) sebagai dokumen master.Selanjutnya klik Next: Select recipients pada bagian bawah Task Pane.
4-Pada Task Pane yang muncul berikutnya, Anda dipersilahkan memilih data sourcenya. Terdapat tigapilihan di sini, yakni:- Use an existing list, pilih pilihan ini jika Anda ingin menggunakan data source yang sudah ada(yang Anda buat sebelumnya).- Select from Outlook contacts, pilih pilihan ini jikaingin menggunakan data source yang berasal dardaftar alamat Outlook.- Type a new list, pilih pilihan ini jika Anda ingin membuat dan menggunakan data source baru. Dalam contoh ini kita akan menggunakan pilihan ini. Selanjutnya setelah memilih pilihan ini, klik Create....
5-Akan muncul kotak dialog New Address List sebagaimana gambar di bawah ini. Pada kotak dialog ini kita dapat mengisikan field-field yang akan dijadikan sebagai bagian dari sertifikat tersebut. Dalam contoh ini isi dari field-filed yangdimaksud adalah nama, tempat lahir, dan tanggal lahir. Baiklah, karena field yang disediakan oleh MS Word sebagaimana pada kotak dialog New Address List tidak sesuai dengan kebutuhan kita, maka kita dapat menggantinya dengan menge-klik tombol Customize...Akan muncul kotak dialog Customize Address List sebagaimana dijelaskan pada langkah berikutnya.
6-Pada kotak dialog Customize Address List ini Anda dapat:- Menambah field yang dibutuhkan dengan meng-klik tombol Add... .
7- Menghapus field yang tidak dibutuhkan dengan meng-klik tombol Delete , dan Mengubah namanya dengan meng-klik tombol Rename .-Untuk memindah field ke atas klik tombol Move Up - Untuk memindah ke bawah klik tombol Move Down - Jika sudah selesai klik OK
8- Anda akan kembali ke kotak dialog New Address List lagi dengan nama field yang sudah Anda atur sebagaimana pada kotak dialog Customize Address List. Selanjutnya Anda bisa memasukkan data yang dibutuhkan ke dalam fieldnya masing-masing. Berikut ini adalah keterangan tentang tombol-tombol yang dapat Anda gunakan pada kotak dialog ini:- new ENTRY untuk menambah data.- delete entry untuk menghapus data.- find entry untuk mencari data. – filter and sort untuk membuka kotak dialog Filter and Sort, di mana pada lotak dialog ini kita dapat menyaring data serta mengurutkannya sesuai dengan kebutuhann.-customize untuk membuka kotak dialog Customize Address List.-first untuk berpindah ke data pertama.-previous untuk berpindah ke data sebelumnya.-next untuk berpindah ke data berikutnya.-last untuk berpindah ke data terakhir.
9-Jika entri data pada data source dirasa sudah cukup, maka dari kotak dialog New Address List tersebut kita bisa mengakhirinya dengan meng-klik tombol Close. Untuk pertama kalinya Anda akan diminta untuk menyimpan data source tersebut. Simpanlah dan beri nama sesuai dengan keinginan Anda.
10- Gambar di samping ini adalah tampilan dari data source. Untuk melakukan perubahan terhadap data source, maka klik pada tombol Edit... . Selanjutnya akan ditampilkan kotak dialog yang mirip dengan New Address List, Anda dapat mengaturnya ulang seperti yang telah dijelaskan di depan.
Menggabungkan Data Source ke dalam Dokumen Master Langkah berikutnya yang harus dilakukan adalah memasukkan isi field dari data source tersebut ke dalam dokumen master. Untuk lebih mudahnya amat disarankan agar toolbar Mail Merge ditampilkan. Caranya, klik menu View --> Toolbars --> dan memastikan agar label Mail Merge yang berada pada sub menu Toolbars terdapat centangnya. Jika belum ada centangnya klik sekali pada label tersebut. Perhatikan gambar bawah ini. Adapun tampilan dari toolbar Mail Merge ini dapat dilihat sebagaimana gambar di bawah ini.Baiklah mari kita mulai. Langkah-langkah berikut ini akan menuntun bagaimana caranya memasukkan field ke dalam dokumen utama.Klik menu Insert Merge Fields yang terdapat pada toolbar Mail Merge (lihat gambar). Maka akan ditampilkan kotak dialog Insert Merge Field. Pada keadaan seperti ini, pada dokumen master letakkan kursor di tempat yang akan disisipi field. Pilih field yang akan disisipkan pada kotak dialog Insert Merge Field, kemudian klik Insert.Ulangi langkah ini untuk memasukkan seluruh field yang dibutuhkan hingga seluruh field yang ingin disisipkan menempati tempatnya masing-masing dalam dokumen master (main dokumen).
Nb: Mohon maaf atas segala kekurangan dan kesalahannya dalam pembuatan atau langkah-langkah dalam pembuatan program. Terima kasih.
OUTPUT PROGRAM
Setelah pengeditan selesai, kita klik Preview Result yang hasilnya akan keluar sebagai berikut:
 |
Tidak ada komentar:
Posting Komentar